物料编码的原则:物料编码必须合乎物料编码的原则,合理的物料编码,必须具备下列基本原则:★简单性 ★分类展开性 ★完整性 ★单一性 ★一贯性 ★可伸缩性 ★组织性 ★适应计算机管理 ★充足性。组织性:物料编码依其编码的系统,作井然有序的组织与排列,以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或数据。物料编码的组织性,对物料管理可以省掉不必要的麻烦。
物料编码的技巧:避免使用难以交流和区别的字符:文字代表了博大精深的文化,拼音被誉为世界上复杂的字符之一。如果单纯通过拼音字母,如G和J,很大部分人会因为不标准的发音而难以进行区分。另外,字母L的小写打印出来以后和数字1没有区别,O打印出来后和数字0没有区别等等。我们在制定编码规则过程中,要尽量避免使用这些容易产生混淆的字符。
物料编码之功能如下:
增强物料数据的正确性:物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核,因此物料数据加正确。至于一物多名,一名多物或物名错乱之现象不致于发生。
提高物料管理的工作效率:物料既有系统的排列,以物料编码代替文字的记述,物料管理简便省事,效率因此提高。
利于计算机的管理:物料管理在物料编码推行彻底之后,方能进一步利用计算机作有效的处理,以达到物料管理之效果。
降低物料库存、降低成本:物料编码利于物料库存量的控制,同时利于呆料的防止,并提高物料管理工作的效率,因此可减轻资金的积压,降低成本。
防止物料舞弊事件之发生:物料一经编码后,物料记录正确而迅速,物料储存井然有序,可以减少舞弊事件之发生。
便于物料之领用:库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。
便于压缩物料的品种、规格:对物料进行编码时,可以对某些性能相近或者相同的物料进行统一、合并和简化,压缩物料的品种、规格。
物料编码的技巧:不要把可能变动的信息编入编码:什么是可能变动的信息?举个简单的例子,现在很多企业将员工编码规则定为:部门号+流水码。笔者认为这是不合理的编码,员工如果发生或者岗位变换,编码就无法准确表述其所在部门。如果员工的人事和岗位变动频繁了,编码反而成为企业的困扰